Van Excel naar Efficiëntie – Is het tijd voor een FMIS?

In veel kleine en middelgrote organisaties wordt het facilitair beheer nog steeds geregeld met spreadsheets, e-mails of zelfs papieren dossiers. Dat voelt vertrouwd en lijkt goedkoop, maar in de praktijk kost het vaak veel tijd, levert het fouten op en zorgt het voor onnodige frustratie.

Herken je dit? Dan is het tijd om na te denken over een FMIS, oftwel een Facility Management Informatie Systeem. In deze blog leggen we uit waarom je beter vandaag dan morgen kunt overstappen.

Excel werkt… tot het niet meer werkt

Voor een kleine lijst of overzicht is een spreadsheet prima. Maar na verloop van tijd wordt het bestand groter, wordt het door meerdere mensen gebruikt en ontstaan er verschillende versies. Voor je het weet weet niemand meer welke versie de juiste is en verlies je waardevolle data. Bovendien biedt een spreadsheet geen slimme waarschuwingen, meldingen of automatische acties. Een spreadsheet is niet ontworpen voor facilitair beheer. Een FMIS wel.

Alles op één plek

Met een FMIS zoals Famas beheer je o.a. gebouwen, meldingen, contracten, inventaris en reserveringen in één centraal en overzichtelijk systeem. Geen losse documenten meer, geen zoektochten in inboxen. Alles is centraal, gekoppeld en actueel. Dat geeft rust én overzicht – ook als er meerdere mensen aan facilitaire taken werken.

Minder fouten, meer controle

In een spreadsheet worden snel fouten gemaakt: een cel verkeerd aangepast, een formule overschreven of een tabblad per ongeluk verwijderd. Zeker als een spreadsheet in Teams of Sharepoint staat heb je weinig grip op je data. In een FMIS is alles beveiligd en goed gestructureerd. Alleen mensen die jij wilt kunnen iets wijzigen. Bovendien krijg je meldingen voor belangrijke data, zoals afloop van contracten of geplande onderhoudsmomenten.

Schaalbaarheid zonder chaos

Naarmate je organisatie groeit, neemt de complexiteit toe. Meer ruimtes, meer inventaris, meer medewerkers. Waar Excel al snel onoverzichtelijk wordt, groeit een FMIS gewoon met je mee – zonder dat je opnieuw hoeft te beginnen of alles moet herstructureren.

Professionele uitstraling

Een goed georganiseerde facilitaire administratie draagt bij aan je professionele imago. Of je nu werkt met externe leveranciers, bezoekers ontvangt of audits moet ondergaan: met facility management software laat je zien dat je processen op orde zijn.

Conclusie

Excel is prima voor een begroting, maar geen lange termijn oplossing voor facility management. Wil je minder fouten, meer overzicht en efficiënter werken? Dan is een FMIS zoals Famas een logische volgende stap.

Wil je ontdekken hoe makkelijk je kunt overstappen? Neem contact met ons op of plan een demo voor Famas  – en zie zelf hoe eenvoudig je de stap van Excel naar Efficiëntie kunt maken.