Reserveringen (Ruimtes & Dienstverlening)

De module Reserveringen biedt uw organisatie (intern/extern) de mogelijkheid om vergader-/cursus- en andere ruimten (bijv. sporthallen) op zeer eenvoudige wijze te kunnen reserveren. Middels de Selfservice-toepassing kunnen de gebruikers zelf eveneens op een snelle en eenvoudige wijze een zaalreservering indienen. Bijbehorende dienstverlening en het aanmelden van externe bezoekers kunnen in een handeling aan de zaalreservering worden toegevoegd.
Tevens kunnen periodiek terugkerende zaalreserveringen en losse dienstreserveringen op eenzelfde eenvoudige wijze in het FAME-Systeem worden verwerkt, waarbij uiteraard dubbele boekingen worden voorkomen. Met behulp van een eenvoudig en duidelijk planboard heeft u (dagelijks, wekelijks, maandelijks) een compleet overzicht van al u ruimtereserveringen.

De volgende standaard functionaliteiten staan onder meer tot uw beschikking:

• Het reserveren van diverse ruimten eventueel met bijbehorende dienstverlening (koffie, lunches, apparatuur).
• Het eenvoudig registreren van periodiek terugkerende boekingen.
• Het eenvoudig kunnen reserveren van werkplekken.
• Reserveringen kunnen als optie in het FAME-Systeem worden geregistreerd, waarna de aanvrager de reservering middels het ontvangen van een bevestigingslink definitief kan maken.
• Reserveren van ‘losse’ diensten (eenmalig en periodiek).
• Functie voor het eenvoudig uit kunnen lenen van diverse producten en diensten, met direct de mogelijkheid om hiervan een factuur te kunnen genereren.
• Aanmelden van bezoekers door de medewerkers zelf in Selfservice-toepassing.
• Doorbelasting van kosten (zaalhuur en/of dienstverlening).
• Mogelijkheid tot het factureren van (externe) reserveringen inclusief de geboekte dienstverlening.
• Inzicht in de te leveren diensten per gebouw en discipline (afdeling).
• Communicatie over reserveringen kan o.a. via e-mailberichten plaatsvinden.
• Door autorisatie is het mogelijk het FAME-Systeem ook toe te passen op grotere organisaties.
• Automatisch versturen van ‘reminders’ per reservering is mogelijk.
• Altijd direct inzicht in de bezetting en de beschikbare ruimtes.
• Mogelijkheid tot het publiceren van de gegevens van van de activiteiten in een activiteitenoverzicht (agenda) op uw eigen website.

Diverse rapportages en managementstatistieken behoren als vanzelfsprekend tot de vaste onderdelen van deze module.