Content
Wat is een FMIS?
Tijdens onze gesprekken krijgen we veel vragen over wat FMIS exact is en waarom Famas anders is. Op deze pagina vind je de antwoorden.
Inhoud
Introductie
Voor software die Facility Management processen ondersteund zijn er verschillende benamingen, dus we kunnen ons voorstellen dart je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Je hoort oplossingen zoals:
- Software voor facility management
- Software voor facilitair beheer
- Systeem voor facilitaire processen
- CAFM (Computer Aided Facility Management), een CAFM is vaak veel meer operationeel ondersteunend, een FMIS combineert data over alle processen
- Vastgoed- en facility management software, deze oplossingen gaan vaak verder op het gebied van vastgoed onderhoudsprocessen
- Werkplekmanagement software, dit ondersteunt facilitaire processen maar gaat verder op het gebied van werkplekbeheer, reserveren van werkplekken, vaak ook met sensoring en bezettingsregistratie.
- Gebouwbeheer software, gaat vaak verder op het gebied van vastgoedonderhoud
- IWMS staat voor Integraal Werkplek Management Systeem
- FMIS staat voor Facility Management Informatie Systeem
Hieronder gaan we in op de eigenschappen van deze beide typen oplossingen.
Wat is een FMIS?
FMIS staat voor Facilitair Management Informatie Systeem. Het is een softwaresysteem dat het beheer van faciliteiten en bedrijfsmiddelen binnen een organisatie ondersteunt.
Facility management gaat over veel verschillende zaken. Gebouwen moeten beheerd worden, middelen moeten beschikbaar zijn, contracten lopen door, ruimtes worden gereserveerd en taken moeten worden opgevolgd. In veel organisaties groeit dit stap voor stap, vaak ondersteund door losse Excel-bestanden, e-mails en verschillende tools. Een FMIS – een Facility Management Informatie Systeem – brengt al deze facilitaire informatie samen in één overzichtelijk systeem. Je hoort het ook wel terug als facility management software of facilitaire software. Het doel is altijd hetzelfde: zorgen voor overzicht, structuur en grip op facilitaire processen.
Met een FMIS werk je niet langer versnipperd, maar vanuit één centrale omgeving waarin gegevens, processen en acties logisch met elkaar verbonden zijn.
De belangrijkste functies van een FMIS zijn:
Meldingen: hiermee kunnen klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen gemeld worden door medewerkers. Omdat deze meldingen gestructureerd vastgelegd worden (o.a. voorzien van een prioriteit), is het mogelijk deze ook op een gestructureerde manier af te handelen. Daarnaast biedt dit mogelijkheden tot rapportage en analyse van trends.
Contractbeheer: hiermee kunnen niet alleen gegevens van contracten een contractdocumenten worden geregistreerd, maar deze module maakt het ook mogelijk contracten te relateren aan gebouwen of middelen. Ook is het mogelijk belangrijke momenten (zoals opzegtermijn, indexatiemomenten) te monitoren. Via notificaties kan tijdig actie ondernomen worden.
Taken: een FMIS stelt medewerkers in staat om taken (bijvoorbeeld voor onderhoud, reparaties en andere facilitaire taken) aan te maken, toe te wijzen en te volgen. Het helpt werk te stroomlijnen, de voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat taken tijdig worden voltooid.
Middelenbeheer: een FMIS helpt organisaties bij het beheren van hun fysieke bedrijfsmiddelen, zoals apparatuur, machines en infrastructuur. Het biedt functionaliteiten voor het volgen van activa-informatie, onderhoudsschema’s, activageschiedenis en levenscyclusbeheer.
Toewijzing van middelen: een FMIS helpt bij het beheer van middelen binnen faciliteiten, zoals kamers, apparatuur en voorraden. Hiermee kunnen facilitaire managers de beschikbaarheid volgen, reserveringen plannen en het gebruik van resources optimaliseren.
Reserveren: FMIS-oplossingen bevatten mogelijkheden voor reserveren zodat organisaties hun fysieke ruimtes kunnen beheren en volgen. Dit omvat ruimtetoewijzing, bezettingsregistratie, plattegronden en gebruiksanalyse.
Rapportage en analyse: een FMIS biedt rapportage- en analysetools om inzichten te genereren en key performance indicators (KPI’s) met betrekking tot facility management te monitoren. Dit helpt bij het nemen van op gegevens gebaseerde beslissingen, het identificeren van verbeterpunten en het optimaliseren van de toewijzing van middelen.
Over het algemeen helpt een FMIS bij het stroomlijnen van faciliteitenbeheerprocessen, het verbeteren van de efficiëntie en het verbeteren van het algehele onderhoud en de werking van faciliteiten. Het wordt voornamelijk gebruikt door facilitaire managers en hun teams om ervoor te zorgen dat faciliteiten goed worden onderhouden, middelen effectief worden beheerd en operaties soepel verlopen.
Wat is een IWMS?
IWMS staat voor Integrated Workplace Management System. Een IWMS is ontworpen als een breed, integraal platform voor het beheren van de volledige werkomgeving van een organisatie.
Een IWMS richt zich niet alleen op facilitair beheer, maar ook op:
- vastgoed- en portefeuillebeheer
- strategische ruimteplanning
- werkplekconcepten en bezettingsanalyses
- lease- en huurcontracten
- duurzaamheid en compliance
- strategische rapportages
Dit type systeem wordt vooral gebruikt door grote organisaties met veel locaties, complexe vastgoedstructuren en strategische huisvestingsvraagstukken.
Wat is het verschil tussen een FMIS en een IWMS?
Een IWMS is meer strategisch van aard, terwijl een FMIS zich meer richt op de praktische, dagelijkse facilitaire processen binnen een organisatie. Een FMIS helpt organisaties om grip te krijgen op het dagelijks facilitair beheer, zonder de complexiteit die hoort bij strategische vastgoedsoftware. Het systeem is dichter bij de praktijk en daardoor vaak sneller inzetbaar.
Hoewel er enige overlap is in functionaliteit, zijn er belangrijke verschillen tussen de twee:
Functionaliteit: een IWMS bevat doorgaans functies zoals ruimtebeheer, activabeheer, contractbeheer, onderhoudsbeheer, tracking van duurzaamheid en beheer van werkplekservices. Een FMIS daarentegen richt zich meer op faciliteit-specifieke functies zoals werkorderbeheer, onderhoudsplanning, toewijzing van middelen en het volgen van gegevens over faciliteiten.
Integratie: een IWMS is ontworpen om meerdere functies en gegevensbronnen te integreren in één enkel platform. Het integreert vaak met andere systemen zoals HR-, financiële en onderhoudssystemen, waardoor een naadloze gegevensuitwisseling en samenwerking tussen afdelingen mogelijk is. Een FMIS daarentegen richt zich primair op facilitair beheer en heeft mogelijk niet hetzelfde niveau van integratiemogelijkheden.
Belanghebbenden: een IWMS wordt vaak gebruikt door een breder scala aan belanghebbenden dan facilitair management, zoals vastgoedmanagers, werkplekstrategen, financiële teams en duurzaamheidsprofessionals. Een FMIS wordt voornamelijk gebruikt door facilitaire managers en hun teams om de dagelijkse operaties en onderhoudsactiviteiten efficiënt te beheren.
Wat is Famas, een FMIS of IWMS?
Famas is een FMIS, gericht op:
- Compleet qua functionaliteit
- Eenvoudig in gebruik
- Betaalbaarheid
Veel FMIS-oplossingen op de markt zijn breed opgezet en bevatten een groot aantal functies. Dat is logisch, want grote organisaties met complexe vastgoedportefeuilles hebben andere behoeften dan kleinere organisaties.
Voor kleinere organisaties is zo’n uitgebreid FMIS vaak niet de juiste keuze. Wanneer facility management software meer kan dan je nodig hebt, wordt het vaak duurder, lastiger te beheren en minder prettig in gebruik. Het risico is dan dat medewerkers het systeem niet volledig benutten en alsnog terugvallen op handmatige oplossingen.
Daarom is het belangrijk om niet alleen te kijken naar wat een FMIS allemaal kán, maar vooral naar wat je organisatie écht nodig heeft.
Waarom zouden ook kleinere organisaties een FMIS moeten gebruiken
Veel kleinere organisaties die wij spreken zeggen eerst: “wij zijn te klein voor een FMIS”. Wij zien dat anders.
Kleinere en middelgrote organisaties hebben meestal geen grote facilitaire afdelingen. Facility management is vaak een combinatie van taken die door één of enkele mensen wordt uitgevoerd. Juist dan is dan een goed werkend hulpmiddel dat overzicht en gebruiksgemak biedt, essentieel, sterker nog, je kunt eigenlijk niet zonder.
Een FMIS dat eenvoudig is ingericht, helpt om snel inzicht te krijgen in gebouwen, middelen, contracten en reserveringen, zonder dat daar ingewikkelde configuraties of lange implementatietrajecten voor nodig zijn. Facility management software moet ondersteunen, niet vertragen. Eenvoud betekent daarbij niet dat er functionaliteit ontbreekt, maar dat het systeem logisch is opgebouwd en zich richt op de kern van facilitaire processen.
Wat maakt Famas anders?
Met Famas beheer je onder andere:
- gebouwen en ruimtes
- contacten en leveranciers
- contracten en afspraken
- inventaris en middelen
- reserveringen en bijbehorende facturatie
- taken en opvolging
Is een FMIS niet te duur voor ons?
De kosten van een FMIS (Facilities Management Information System) variëren afhankelijk van factoren zoals de complexiteit en functionaliteit en het aantal en type gebruikers. Veelal zijn er 2 kosten componenten:
- De jaarlijkse kosten voor de software, afhankelijk van de functionaliteit die u wenst te gebruiken en het aantal gebruikers;
- De éénmalige kosten voor de implementatie, dit is ook afhankelijk van de functionaliteit die u wenst te gebruiken en in hoeverre u de applicatie aangepast wilt hebben aan uw specifieke wensen.
Bij Famas houden we dat allemaal zo eenvoudig mogelijk. Het uitgangspunt is dat het FMIS zichzelf terugverdient:
1. Stroomlijn meldingenbeheer: een FMIS maakt het efficiënt afhandelen van meldingen mogelijk Dit scheelt stress en zorgt ervoor dat jij je op je kerntaak kunt richten in plaats van op het nabellen van een handyman of leverancier.
2. Optimaliseer het gebruik van middelen: een FMIS helpt bij het volgen en optimaliseren van de toewijzing van middelen, zoals kamers, apparatuur en voorraden. Door het gebruik van middelen te maximaliseren en onderbenutting te verminderen, kunnen organisaties onnodige aankopen en leasekosten vermijden.
3. Ruimte-optimalisatie: gebruik Famas FMIS voor ruimtebeheer. Door onderbenutte gebieden te identificeren, kunnen organisaties mogelijk ruimte consolideren of herbestemmen, waardoor onnodige kosten voor pand huur worden vermeden.
4. Contractbeheer: Famas FMIS helpt bij het beheren van leverancierscontracten, serviceovereenkomsten en het volgen van leveranciersprestaties. Hierdoor worden bjivoorbeeld opzegtermijnen niet meer gemist hetgeen veel kosten kan besparen.
5. Productiviteit van werknemers: door handmatige taken te automatiseren, selfservice-opties te bieden en workflows te stroomlijnen, kan een FMIS de productiviteit van werknemers verbeteren. Verhoogde efficiëntie vertaalt zich in kostenbesparingen en verbeterde dienstverlening.
Neem contact met ons op als u hulp nodig hebt bij het maken van een kosten-baten analyse voor de aanschaf van Axxerion.
Samenvattend: wanneer is Famas het juiste FMIS?
Als je op zoek bent naar facility management software die:
- overzicht brengt zonder ingewikkeld te worden
- betaalbaar blijft, ook op de lange termijn
- alle belangrijke facilitaire processen ondersteunt
- geschikt is voor kleinere en middelgrote organisaties
- dan is Famas een logisch alternatief binnen het FMIS-landschap.
Wil je weten hoe Famas FMIS eruitziet in de praktijk? Neem gerust contact op of vraag een demo aan – dan laten we je zien hoe eenvoudig facilitair beheer kan zijn.
