Klantverhaal
ACV: Centraal reserveren met Famas
De uitdaging
Als grootste vakbond van België met 1,5 miljoen leden, organiseert ACV dagelijks tal van bijeenkomsten, trainingen en overlegmomenten verspreid over hun 9 hoofdlocaties in het hele land. Van regionale ledenvergaderingen tot interne werkoverleggen en opleidingssessies – de organisatie had continu ruimtes nodig die goed gecoördineerd moesten worden.
Wat ging er mis?
- Geen centraal overzicht: Planners hadden geen real-time inzicht in de beschikbaarheid van ruimtes over alle 9 locaties heen
- Onduidelijke communicatie: Informatie over catering, technische voorzieningen en andere diensten ging verloren in e-mailverkeer
- Dubbele boekingen: Door gebrek aan één centraal systeem ontstonden regelmatig conflicten in de planning
- Tijdrovende administratie: Medewerkers op verschillende locaties besteedden veel tijd aan het handmatig coördineren van reserveringen en bijbehorende voorzieningen
- Beperkte rapportage: Het management miste overzichtelijke data over ruimtegebruik en bijbehorende kosten
Voor een organisatie die staat voor efficiëntie en goede dienstverlening aan haar leden, was dit een situatie die om een professionele oplossing vroeg.
De oplossing: Centraal reserveren met Famas
ACV koos voor de reserveringsmodule van Famas om hun planning van vergaderruimtes en bijbehorende diensten over alle 9 hoofdlocaties te centraliseren en professionaliseren.
Hoe werkt het?
De reserveringsmodule biedt ACV een overzichtelijk online systeem waarin medewerkers eenvoudig reserveringen kunnen beheren:
- Centrale planning: Hoofdgebruikers op elke locatie hebben real-time inzicht in alle beschikbare ruimtes en kunnen eenvoudig reserveringen plannen, wijzigen en beheren voor hun eigen én andere locaties
- Zelfstandig reserveren: Eindgebruikers kunnen zelf direct online reserveringen plaatsen zonder tussenpersonen, wat de administratieve druk op planners vermindert
- Complete dienstverlening: Bij elke reservering kunnen direct bijbehorende diensten worden aangevraagd zoals catering, technische voorzieningen en overige faciliteiten
- Transparante kostenregistratie: Alle kosten van locaties en bijbehorende diensten worden automatisch vastgelegd per reservering, waardoor budgetbeheer en kostentoerekening eenvoudig en transparant verlopen
- Duidelijke communicatie: Alle betrokkenen ontvangen automatisch bevestigingen en updates over hun reserveringen en bijbehorende diensten
- Overzicht en controle: Managers hebben inzicht in het gebruik van ruimtes, de geboekte diensten én de gerelateerde kosten over alle locaties heen
Het resultaat
Door de implementatie van Famas heeft ACV nu één uniform systeem voor alle 9 hoofdlocaties. Dubbele boekingen behoren tot het verleden, de administratieve last is verminderd en medewerkers kunnen zelfstandig en efficiënt ruimtes reserveren. Daarnaast heeft de organisatie volledig inzicht in de kosten per reservering en locatie, wat zorgt voor beter budgetbeheer en financiële transparantie. Dit draagt bij aan de professionele dienstverlening die ACV nastreeft voor haar leden en medewerkers.
Ook geïnteresseerd in de Reserveringen van Famas?
- Lees meer over de Famas reserveringen module
- Bekijk de hoe compleet en eenvoudig Famas is
- Plan een vrijblijvende demo
