Waarom een FMIS voor kleinere onderwijs instellingen onmisbaar is
Toch wordt wordt facilitair beheer bij veel onderwijsinstellingen geregeld met spreadsheets, e-mails of telefoon. Dat lijkt praktisch en goedkoop, maar in de praktijk kost het vaak veel tijd en onnodige frustratie.
In deze blog leggen we uit waarom je vandaag nog zou moeten starten met Famas.
Enkele feiten over schoolgebouwen...
- Schoolbesturen geven gemiddeld 15% meer uit aan huisvesting dan wat zij ontvangen van het Rijk
- Het gemiddelde schoolgebouw is 40 jaar oud en wordt pas vervangen na 69 jaar
- Huidige schoolgebouwen zijn niet uitgerust voor andere onderwijsconcepten dan klassikaal onderwijs
- 80% van de scholen heeft een slecht binnenklimaat (temperatuur, akoestiek, luchtkwaliteit, licht). Dit heeft nadelige gevolgen voor de leerprestaties en ziekteverzuim
- Scholen voldoen bij lange na niet aan de doelen uit het klimaat akkoord
Risico's van onvoldoende grip op faciliteiten
Wanneer een onderwijsinstelling onvoldoende grip heeft op onderhoud kan dat serieuze gevolgen hebben.
- Achterstallig onderhoud zorgt voor een onverzorgde uitstraling wat ertoe leidt dat het pand niet fijn is om in te werken en leren.
- Dit maakt de school minder aantrekkelijk voor medewerkers en leerlingen
- Dit kan zelfs zorgen zorgen voor onveilige situaties
Het is voor een onderwijsinstelling essentieel om dit te voorkomen.
Hoe helpt een FMIS in het onderwijs?
Een FMIS (Facility Management Informatie Systeem) geeft grip op onderhoud en zorgt dat achterstallig onderhoud voorkomen kan worden. Een FMIS zorgt dat:
- Een onderwijsinstelling over één centraal systeem beschikt, waarin alle gebouw- en ruimtegegevens actueel en overzichtelijk worden beheerd.
- De onderwijsinstelling inzicht heeft in alle inventaris waaronder ook digiboards, tablets, laptops, speeltoestellen, et cetera.
- Er is zicht op alle contracten zodat deze – indien nodig – tijdig opgezegd kunnen worden en niet onnodig doorlopen.
- Meldingen geregistreerd zijn en daarmee centraal inzichtelijk zijn. Zo is er inzicht in de historie van meldingen per bedrijfsmiddel wat helpt in keuzes om te repareren of nieuw te kopen.
- Door meldingen gestructureerd op te volgen, worden er ook betere keuzes in de prioritering van de meldingen gemaakt. Niet de persoon die het meest belt of hardste roept krijgt voorrang, maar prioritering op basis van impact.
- Als melders de voortgang van de ingediende melding zelf via een applicatie kunnen volgen scheelt dat veel telefoontje en mailtjes, en daarmee tijd, stress en frustratie.
- Veiligheid en gezondheid aantoonbaar gewaarborgd kan worden: ook al worden bepaalde meldingen vanwege geldgebrek niet direct opgelost, het is belangrijk dat deze meldingen en reeds ondernomen acties aantoonbaar vastliggen.
- Transparante samenwerking: actuele gegevens kunnen gedeeld worden met toezichthouders, gemeente of brandweer.
Onze onderwijsinstelling is klein, is een FMIS niet overdreven en duur?
Waarom een FMIS voor kleinere onderwijs instellingen onmisbaar is? Hier spelen 2 zaken een rol.
- Voor kleine organisaties gelden dezelfde regels als voor grote, maar het werk moet gedaan worden door minder mensen. Als je werkt met mails, spreadsheets en briefjes ben je al heel snel de controle kwijt en moet er veel gepraat, gemailed en gebeld worden om zaken geregeld te krijgen.
- Kleinere organisaties zijn vaak afhankelijk van 1 of 2 personen. Zij hebben alle kennis in hun hoofd en zijn daarmee goud waard voor de organisatie. Maar daarin schuilt ook een risico: wat als deze personen tijdelijk of langer wegvallen?
- Ook kun je niet aantonen dat je volgens de normen werkt – iets wat essentieel is in deze branche.
Kortom, juist ook kleinere organisaties hebben een FMIS nodig, om met een beperkt aantal medewerkers toch te kunnen doen wat nodig is.
De meeste FMIS oplossingen zijn complex, uitgebreid en duur. Er zitten vaak veel functies in die je als kleinere organisartie niet gebruikt, maar wel betaalt.
Famas FMIS is speciaal ontwikkeld voor kleinere en middelgrote onderwijsinstellingen. Het is een complete maar betaalbare oplossing, ook voor kleine organisaties.
Famas FMIS voor onderwijsinstellingen
Met Famas Facility Management Software zijn er geen argumenten meer om FMIS oplossingen links te laten liggen.
U beheert eenvoudig en betaalbaar alle gebouw- en ruimtegegevens van uw locaties. De module Middelenbeheer geeft inzicht in bedrijfsmiddelen — van speeltoestellen tot brandmeldinstallaties — zodat u altijd voldoet aan de kwaliteitseisen en meldplichten.
Wilt u weten hoe andere onderwijsinstellingen – kleine én grote – Famas gebruiken om hun gebouwen en inventaris te beheren? Lees meer over Famas FMIS voor onderwijsinstellingen.
