Demo aanvragen

Van Excel naar Efficiëntie – Is het tijd voor een FMIS?

In veel kleine en middelgrote organisaties wordt het facilitair beheer nog steeds geregeld met spreadsheets, e-mails of zelfs papieren dossiers. Dat voelt vertrouwd en lijkt goedkoop, maar in de praktijk kost het vaak veel tijd, levert het fouten op en zorgt het voor onnodige frustratie.

Herken je dit? Dan is het tijd om na te denken over een FMIS, oftwel een Facility Management Informatie Systeem. In deze blog leggen we uit waarom je beter vandaag dan morgen kunt overstappen.
Product walkthrough
schermprint van excel

Excel werkt… tot het niet meer werkt

Voor een veel zaken is een spreadsheet perfect hulpmiddel. Eenvoudige lijsten kun je uitstekend beheren met een spreadsheet. Je kunt de sheet netje opmaken en je kunt er alle data in invullen die je wilt.

Maar na verloop van tijd wordt het bestand groter, wordt het door meerdere mensen gebruikt en ontstaan er verschillende versies. Voor je het weet, weet niemand meer welke versie de juiste is en verlies je waardevolle data. Bovendien biedt een spreadsheet geen slimme waarschuwingen, meldingen of automatische acties – zaken die je als facility manager wel nodig hebt. Een spreadsheet is niet ontworpen voor facilitair beheer. Een FMIS wel.

Er zijn veel grote en complexe (en dure!) FMIS oplossingen. Maar nu is er ook een betaalbaar FMIS (Facility Management Informatie Systeem) dat toch compleet is. Waar FMIS vroeger complex en duur was, zijn moderne systemen juist laagdrempelig, betaalbaar en snel te implementeren. In branches zoals de zorg, het onderwijs en de kindervang betekent dat winst: meer rust, minder fouten en vooral meer tijd voor patiënten of cliënten.

Alles op 1 plek

Met een FMIS zoals Famas beheer je o.a. gebouwen, meldingen, contracten, inventaris en reserveringen in één centraal en overzichtelijk systeem. Geen losse documenten meer, geen zoektochten in inboxen. Geen mensen die documenten aanpassen die dat eigenlijk niet mogen. 

Alles is centraal, gekoppeld en actueel. Dat geeft rust én overzicht – ook als er meerdere mensen aan facilitaire taken werken.

Minder fouten, meer controle

In een spreadsheet worden snel fouten gemaakt: een cel verkeerd aangepast, een formule overschreven of een tabblad per ongeluk verwijderd. Zeker als een spreadsheet in Teams of Sharepoint staat heb je weinig grip op je data. In een FMIS is alles beveiligd en goed gestructureerd. Alleen mensen die jij wilt kunnen iets wijzigen. Bovendien krijg je meldingen voor belangrijke data, zoals afloop van contracten of geplande onderhoudsmomenten.

Schaalbaarheid zonder chaos

Naarmate je organisatie groeit, neemt de complexiteit toe. Meer ruimtes, meer inventaris, meer medewerkers. Waar Excel al snel onoverzichtelijk wordt, groeit een FMIS gewoon met je mee – zonder dat je opnieuw hoeft te beginnen of alles moet herstructureren.
contractenoverzicht

Professionele uitstraling

Een goed georganiseerde facilitaire administratie draagt bij aan je professionele imago. Heb je veel medewerkers in je pand, of ontvang je regelmatig:
  • Leveranciers
  • Patiënten/cliënten
  • Familie van cliënten
  • Leerlingen en ouders
  • Enzovoorts
Je wilt iedereen een onderhouden en verzorgde omgeving bieden met een goede uitstraling.

Conclusie

Een spreadsheet is prima voor een lijstje, maar geen lange termijn oplossing voor facility management. Wil je minder fouten, meer overzicht en efficiënter werken? Dan is Famas FMIS een logische volgende stap.

Wil je ontdekken hoe makkelijk je kunt starten? Neem contact met ons op of plan een demo voor Famas  – en zie zelf hoe eenvoudig je van Excel naar Efficiëntie kunt gaan.

Delen

Welkom bij Famas

Mogen we je informatie over Famas FMIS toesturen?