Hoe groter de organisatie, hoe meer meldingen van gebreken of klachten er zijn. Hoe regelt u dit meldingenbeheer efficiënt en hoe versnel je de afhandeling? FAMAS biedt met de module Meldingen/ werkorders de mogelijkheid om allerlei soorten meldingen (klachten, wensen, informatieaanvragen en storingen) simpel en snel te kunnen registreren en de bijbehorende uitvoering te kunnen bewaken. Zo is er de minste hinder en behoudt u het overzicht! Lees hier hoe deze software van FAMAS werkt.
Stap 1: melding doen
Er is iets kapot in uw gebouw, bijvoorbeeld een koelkast. Medewerkers in uw organisatie kunnen zelf een melding hiervan doen in het systeem. Dit kan op 3 manieren: via app op hun telefoon, via de FAME selfservice portal of via de FAMA backoffice. Is er een bepaalde melding die geregeld terugkomt? Dan kunt u periodiek terugkerende werkzaamheden in het systeem opslaan, zodat ze altijd op tijd afgehandeld worden. Per melding bouwt u een dossier op, waar alle relevante info in staat, zoals bijvoorbeeld foto’s en alle gegevens die relevant zijn voor de melding, zoals aard van de melding, locatie, melder en kostenramingen.
Stap 2: werkopdrachten
De volgende stap betreft de workflow, het aanmaken van een werkopdracht om de melding op te lossen. Dit kan op drie manieren. Ten eerste kan onze software met behulp van vooraf gedefinieerde structuren (toegespitst op uw specifieke organisatie) direct werkopdrachten in het systeem automatisch aanmaken, uiteraard op basis van de SLA in uw organisatie. Dan krijgt direct de juiste medewerker in uw organisatie een seintje dat er iets gemaakt of behandeld moet worden.
De tweede optie is om handmatig een melding toe te wijzen aan een medewerker of afdeling in uw organisatie. De derde optie betreft het melden bij iemand van buiten uw organisatie. Wilt u direct een externe leverancier inschakelen? Dat kan ook, zowel automatisch als door handmatig toe te wijzen.
Stap 3: opvolging
De melding is gedaan en er is een werkopdacht aangemaakt. Nu is het zaak om de afhandeling van de melding te volgen. Als een melding is afgehandeld, kunnen ze op twee manieren worden afgemeld: gereed melden in de back-office of via de app op de telefoon van uw medewerker, handig en snel! Doordat alle meldingen op dezelfde locatie en op dezelfde wijze worden opgeslagen, heeft u altijd een goed, up to date overzicht van alle meldingen en hun status in het overzichtelijke dashboard. Ook kunt u gebruik maken van diverse opties voor managementrapportages om de status en overzichten te delen binnen uw organisatie: zo blijft u altijd in control!
Gebruikersvriendelijk
Tot slot is de software zo ingericht, dat deze zeer gebruikersvriendelijk is voor alle niveaus en type gebruikers. Zo kunt u altijd de juiste medewerkers betrekken bij het meldingenbeheer, zonder de inzet van een dure cursus om te kunnen werken met de software.
Wilt u meer weten over hoe u met de module ‘Meldingenbeheer/werkorders’ het meldingenbeheer efficiënt in uw organisatie kunt stroomlijnen? Neem dan contact met ons op!
