NIOO-KNAW: Efficiënt meldingenbeheer met Famas

We spraken Bart Anthonisse van NIOO-KNAW, het Nederlands Instituut voor Ecologie dat onderdeel is van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen. 

Onze collega Jorden ging bij hen langs in Wageningen om te horen hoe zij het gebruik van Famas ervaren. Bart vertelde gepassioneerd over de unieke onderzoeksomgeving van het instituut, waar ongeveer 250 mensen, van onderzoekers en PhD-kandidaten tot ondersteunend personeel en stagiaires, werken aan de complexe samenhang tussen organismen en hun omgeving. Het werk vindt plaats op vier onderzoeksgebieden: bodem en planten, water, dieren en micro-organismen, zowel in laboratoria als in het veld. 

Hoe zag jullie facilitaire situatie eruit? 

De campus van NIOO-KNAW beslaat vier hectare en telt tien gebouwen. De gebouwen zijn bijzonder duurzaam en circulair gebouwd, met energie-terugwinning en gesloten systemen voor bijvoorbeeld afvalwater. Naast het beheren onderzoeksapparatuur en -installaties is de facilitaire en technische dienst verantwoordelijk voor bedrijfswagens, vergaderruimtes, evenementenruimtes en symposiafaciliteiten. Kortom, een grote en complexe organisatie met veel verschillende locaties en assets die efficiënt moeten worden beheerd. 

Voorheen liep veel van het beheer via e-mail en Excel. Meldingen, assetbeheer en reserveringen werden op deze manier afgehandeld, wat resulteerde in talloze e-mails, honderden Excel-rijen en weinig overzicht. “In het begin was het lastig bij te houden,” vertelt Bart. “Niemand wist precies hoe het stond met lopende meldingen, en het kostte veel handmatig werk om alles bij te houden en door te berekenen.” Ook de reserveringen van voertuigen, vergaderruimtes en evenementen leverden veel extra werk op, wat aanleiding voor ons was om op zoek te gaan naar een FMIS. 

Waarom is de keuze op Famas gevallen? 

We hebben uitgebreid marktonderzoek gedaan. ”We hebben de gebruikelijke leveranciers bekeken en vijf partijen uitgenodigd voor een gesprek. Sommige systemen waren vooral gericht op vastgoed, met enorme mogelijkheden die wij helemaal niet nodig hadden. Dat betekent ook veel extra inrichting en complexiteit, wat we wilden vermijden.” 

Uiteindelijk bleef een paar oplossingen over die echt aansloten bij de behoeften van NIOO-KNAW. Ze kozen voor Famas, mede op basis van kosten en de mogelijkheid om zelf een groot deel van de implementatie te doen. ”We wisten dat het een nieuw pakket was en nog niet volledig uitontwikkeld. Maar juist dat gaf ons de kans om mee te denken over wat we wilden en hoe het systeem eruit moest zien. De prijs weerspiegelde dat, maar qua functionaliteiten stond Famas gelijk aan andere bekende FMIS-oplossingen. Bovendien hadden we vertrouwen in de ontwikkeling van de software, want het kwam voort uit een bestaand, bewezen product.” 

Aan de slag met de software 

De implementatie begon met meldingenbeheer en momenteel zijn we samen de andere modules aan het uitrollen. Dit was een bewuste keuze. De gedachte was dat we het pakket via de module meldingen leerden kennen. Daar wilden we dus de tijd voor nemen. Het proces verliep niet zonder uitdagingen: medewerkers moesten wennen aan de nieuwe manier van werken. ”Het kostte tijd om iedereen vertrouwd te maken met de software. Veel vragen gingen over de terminologie en hoe je dingen in het systeem noemt. Maar dankzij wekelijkse overleggen en goede begeleiding werden de meeste vragen snel opgelost, en langzaam maar zeker leerden onze medewerkers het systeem goed gebruiken.” 

Vandaag de dag wordt Famas actief gebruikt en levert het direct resultaat op. ”Het gaat goed. We hebben nu veel meer overzicht en besparen flink wat tijd. De software helpt ons processen efficiënter te laten verlopen en geeft duidelijk inzicht in meldingen, assets en reserveringen. Op termijn willen we Famas ook beschikbaar maken voor andere afdelingen, zodat het systeem volledig benut wordt. Hoe dat precies gaat verlopen, zien we de komende tijd, maar de basis staat stevig. Onze wensen, input en feedback worden daarnaast serieus meegenomen in de verdere doorontwikkeling van de software.” 

Met Famas heeft NIOO-KNAW nu een centrale en overzichtelijke FMIS-oplossing die vooral zorgt voor tijdsbesparing en een beter overzicht.