Chrono Scholen houdt grip op contractbeheer met Famas

Bij een onderwijsinstelling als Chrono Scholen heb je te maken met meerdere locaties, soorten ruimtes en vele verschillende leveranciers. Hiermee is het beheren en registreren van contracten een belangrijke taak geworden binnen de organisatie. Toch bleek het beheren van contracten steeds uitdagender. Deadlines, opzegtermijnen en contractvoorwaarden stonden verspreid in Excel-bestanden, gedeelde mappen en e-mails. Het overzicht bewaren werd een tijdrovende klus en er werden steeds meer fouten gemaakt. Dit leidde bijvoorbeeld tot onnodige verlengingen, vergeten contractverplichtingen en zelfs dubbele betalingen.

Wij spraken Monique van de Heide, medewerker financiën en huisvesting. Zij deelt haar ervaringen over hoe zij het contractbeheer hebben geoptimaliseerd met het gebruik van Famas.

De uitdaging: versnipperde contractinformatie en gemiste deadlines

Met contracten voor onder andere lesmateriaal, IT-oplossingen en schoonmaakdiensten groeide de behoefte aan een efficiënter systeem. “We dachten lange tijd dat Excel en een gedeelde agenda prima werkten,” vertelt Monique. “Maar naarmate het aantal contracten toenam, merkten we dat we grip begonnen te verliezen.”

Het ontbreken van een centrale plek voor contractbeheer leidde tot concrete problemen:
🔹 Gemiste opzegtermijnen: Contracten werden stilzwijgend verlengd omdat er geen automatische herinneringen waren. “Soms kwamen we er pas achter als we de factuur ontvingen.”
🔹 Verloren tijd: Elke keer als iemand een contract wilde inzien, moest er worden gezocht in mappen of mailboxen. “Niemand wist precies waar de meest actuele versie stond.”
🔹 Gebrek aan inzicht: Er was geen duidelijk overzicht van welke contracten actief waren, wat de verplichtingen waren en wanneer actie nodig was.

De oplossing: structuur en automatische herinneringen met Famas

Om deze problemen aan te pakken, stapte Chrono Scholen over op Famas. Dit bracht direct een aantal verbeteringen met zich mee:

✅ Alle contracten op één plek: Geen losse Excel-bestanden of verspreide mappen meer, maar één centraal systeem waarin alle contractgegevens veilig en overzichtelijk worden bewaard.
✅ Automatische herinneringen: Famas stuurt meldingen als een contract bijna afloopt, zodat er op tijd actie ondernomen kan worden. “Dit heeft ons al meerdere keren geholpen om opzegtermijnen niet te missen,” vertelt Monique.
✅ Eenvoudig terugvinden en rapporteren: Met een paar klikken kan Monique nu zien welke contracten lopen, welke kosten eraan verbonden zijn en wanneer evaluaties nodig zijn. “Voorheen kostte dat echt veel meer tijd.”

Meer dan contractbeheer: onderhoudsacties koppelen aan contracten

Naast contractbeheer gebruikt Chrono Scholen Famas ook om periodieke acties te beheren, zoals onderhoudsplanningen. “Sommige contracten bevatten afspraken over jaarlijks of halfjaarlijks onderhoud. Dat hielden we tot voor kort bij in Excel, maar dan moet je er zelf steeds aan denken. Nu zetten we deze acties in Famas en krijgen we automatisch een melding als er onderhoud nodig is,” legt Monique uit.

Sinds de overstap geven ze aan veel meer controle te hebben over contracten en verplichtingen. “We ontvangen nu maandelijks een overzicht in onze mailbox, zodat we als team direct kunnen zien welke contracten aandacht nodig hebben. Geen verrassingen meer, geen contracten die per ongeluk doorlopen, en veel minder tijd kwijt aan uitzoekwerk. Dit geeft ons echt rust in ons proces.”

Wil jij ook meer grip op contractbeheer en tijd besparen? Ontdek wat Famas voor jouw organisatie kan betekenen en plan een vrijblijvend gesprek!