Wat is een FMIS of Facility Management Systeem?

Een FMIS – voluit Facility Management Informatie Systeem – is software die organisaties ondersteunt bij het beheren van hun gebouwen, middelen en facilitaire processen.
Met een FMIS kunnen facilitair managers al hun werkzaamheden centraliseren, automatiseren en beter onderbouwen met data. Denk aan onderhoud, meldingen, contractbeheer, reserveringen en rapportages.

Een FMIS vormt daarmee het digitale hart van het facilitair beheer. Alles wat met vastgoed, middelen of services te maken heeft, komt samen in één overzichtelijk systeem.

Wat is een IWMS?

Een IWMS – voluit Integrated Workplace Management System – gaat een stap verder.
Waar een FMIS zich richt op het beheer van faciliteiten, omvat een IWMS ook vastgoedbeheer, leasebeheer, ruimteplanning, duurzaamheid en werkplekservices.
Het is dus een geïntegreerde oplossing voor zowel vastgoed- als facilitair management.
Belangrijkste functies van een IWMS

  • Ruimtebeheer: inzicht in bezetting, gebruik en plattegronden van gebouwen.
  • Werkplekservices: reserveren van ruimtes, registreren van bezoekers of het indienen van meldingen.
  • Onderhoud en middelenbeheer: plannen en opvolgen van onderhoud, keuringen en inspecties.
  • Contractbeheer: beheer van huur-, onderhouds- en leverancierscontracten met automatische notificaties.
  • Duurzaamheid: meten van energieverbruik, CO₂-uitstoot en het effect van besparingsmaatregelen.
  • Verhuizingen: plannen en volgen van interne verhuizingen en verbouwingen.

Een IWMS brengt al deze onderdelen samen in één platform, waardoor organisaties hun vastgoed en werkplekken efficiënter kunnen beheren en beter onderbouwde beslissingen nemen.

FMIS: functies en voordelen

Een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) biedt vergelijkbare basisfuncties als een IWMS, maar richt zich sterker op het dagelijkse facilitair beheer.
De belangrijkste onderdelen zijn:

  • Contractbeheer: beheer van contracten met automatische notificaties.
  • Meldingen: ondersteuning voor het indienen en afhandelen van meldingen, zoals klachten, wensen, informatieverzoeken of storingen (ook wel afgekort: KWIS).
  • Reserveringen: reserveren van ruimtes, apparatuur of voertuigen en inzicht in beschikbaarheid.
    Rapportages en dashboards: inzicht in prestaties, kosten en verbeterpunten binnen de facilitaire organisatie

Een goed ingericht FMIS helpt organisaties om processen te stroomlijnen, kosten te verlagen en de dienstverlening aan gebruikers te verbeteren.

Wat is het verschil tussen een FMIS en een IWMS?

Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, zijn er duidelijke verschillen:

Vergelijking: FMIS versus IWMS
Aspect FMIS IWMS
Scope Richt zich op facilitair beheer Integreert vastgoed-, werkplek- en facilitair beheer
Integratie Beperkt tot facilitaire functies Koppelt ook aan HR-, financiële- en vastgoedmodules
Gebruikers Facilitaire teams Ook vastgoedmanagers, financiële afdelingen en sustainability officers
Functionaliteit Werkorders, onderhoud, reserveringen Plus vastgoedbeheer, leasebeheer, duurzaamheid, verhuismanagement

Kort samengevat: een FMIS is een gespecialiseerd systeem voor het dagelijkse beheer van faciliteiten, terwijl een IWMS een geïntegreerd platform biedt voor het volledige vastgoed- en werkplekdomein.

In de praktijk zien we dat een IWMS vaak een breder en omvangrijker softwarepakket is, dat meer gericht is op grotere organisaties.

Wat kost een FMIS?

De prijs van facility management software hangt af van de gewenste modules, het aantal gebruikers en de mate van maatwerk. Veelal zijn er twee onderdelen:

  • Jaarlijkse licentiekosten – afhankelijk van bijvoorbeeld de gebruikte modules en/of gebruikersaantallen.
  • Eenmalige implementatiekosten – afhankelijk van de inrichting, koppelingen en gewenste aanpassingen.

Kostenbesparingen door facility management software

De investering in een FMIS als Famas verdient zich vaak snel terug. Organisaties besparen kosten door:

  • Efficiënter onderhoud: minder storingen en lagere reparatiekosten.
  • Beter gebruik van ruimtes en middelen: minder verspilling, meer benutting.
    Leveranciersbeheer: grip op prestaties en contractvoorwaarden.
  • Datagedreven beslissingen: sturen op KPI’s en realtime inzicht.
  • Hogere productiviteit: minder handmatige taken, meer focus op kwaliteit.